Meie tegevused sihtrühmade rahulolu ja parema kvaliteedi nimel

Sihtrühmade rahulolu teadusagentuuri tegevustega 2019. aastal

Kogume oma teadusega seotud sihtrühmadelt regulaarselt tagasisidet teadusagentuuri korraldatava tegevuse kohta. See aitab meil paremini mõista sihtrühmade ootusi ja kujundada oma tegevusi nende vajadustele ja ootustele vastavaks.

2019. aastal küsiti sihtrühmadelt tagasisidet viie suurema tegevuse kohta:

Küsitlus
Saadetud
Vastanuid
Vastanute %
Mobilitas Pluss 2019. aasta taotlejad
106
80
75
Personaalsete uurimistoetuste (PUT) 2020 taotlejad
515
233
45
Balti teaduskoostöö programmi toetuse taotlejad
130
52
40
Ministeeriumide osakonnajuhatajad/asekantslerid
51
18
35
Õpilaste teadustööde riikliku konkursi juhendajad
397
113
28

Taotlusvoorude korraldamise kohta küsisime tagasisidet kolmes küsitluses: personaalse uurimistoetuse (PUT2020) taotlusvoorus osalenutelt, Mobilitas Plussi järeldoktoritoetuse ja tagasipöörduva teadlase toetuse taotlusvoorus osalenutelt ning Balti teaduskoostöö programmi taotlusvoorus osalenutelt. Kõigi kolme taotlusvooru puhul olid vastajad taotlusvooru eri aspektidega üldjoontes rahul. Kõige rohkem kommenteeriti taotlusvoorude tagasisides taotlusprotsessi ajalist aspekti (tulemused võiksid laekuda varem ja tähtaegu võiks paremini esile tõsta) ja taotlusvormi väljade mahupiirangut.

Ministeeriumide osakonnajuhatajatelt ja asekantsleritelt küsisime tagasisidet teadusnõunike kasulikkusele ja vajalikkusele ministeeriumides ehk ETAg-i rahastatava meetme kasulikkusele ja eesmärgipärasusele. Küsitluse tulemused näitavad, et üldiselt on teadusnõuniku ametikoht vajalik, kuigi osa vastajate arvates ei ole meede eesmärgipäraselt rakendunud. Kõige suuremat kasu nähakse teadusnõunike töös uuringute tellimisega seotud tegevuste kvaliteedi tagamisel ning teadus- ja arendustegevusega seotud toimingute koordineerimisel.

Õpilaste teadustööde konkursi juhendajatelt küsisime tagasisidet nii konkursi korralduse ja info jagamise kui ka tööde juhendamise kohta. Vastajad olid konkursi korraldusega enamasti rahul. Kõige rohkem olid vastajad rahul konkursi kohta käiva info leidmisega ETAg-i kodulehel. Õpilaste teadusfestivali puhul hinnati kõige kõrgemalt seda, et juhendajate õpilased omandasid teadusfestivalil palju uusi teadmisi. Tagasiside põhjal võib öelda, et uurimis- või loovtööde juhendamise juures on nii juhendajatele kui ka juhendatavatele kõige raskem vajaliku aja leidmine ja selle oskuslik planeerimine. Tehti ka ettepanek, et õpilaste teadusfestivalil võiks tunnustamine olla mitmekesisem (rohkematele õpilastele ja juhendajate rohkem tunnustusi).

Eri sihtrühmad on meie tegevusega valdavalt rahul. Eriti saab esile tõsta positiivset tagasisidet ETAg-ilt saadud nõu ja abi ning taotlusvoorude korralduse kohta, kus rahulolu ulatub 76%-st kuni 92%-ni.

Hinnang ETAg-ilt saadud nõule ja abile:1

1PUT2020 taotlejatelt tagasiside küsimisel kasutati teiste ETAg-i sihtrühmade tagasisideuuringutest erinevat hinnanguskaalat (sh erinesid hinnanguskaalad osalt ka eesti- ja ingliskeelsete PUT taotlejate tagasisideküsimustikute puhul).

Hinnang taotlusvooru või konkursi korraldusele:

Eelneval kahel joonisel on eraldi märgitud ingliskeelse skaala punktid, mida ei olnud võimalik eestikeelse skaala punktidega vastavusse viia.

Pühendume kvaliteedile

2019. aastal osalesime Rahandusministeeriumi korraldatavas projektis „Organisatsiooni arendamise kogemusõppimise projekt, kasutades CAF enesehindamise ja välishindamise metoodikat“. Projekt on mõeldud avaliku sektori organisatsioonide juhtimiskvaliteedi arendamiseks. Selle projekti raames saime CAF-mudeli kasutamise koolitust, tegime läbi mudelist lähtuva asutuse enesehindamine ja läbisime kogenud assessorite välishindamise.

CAF (Common Assessment Framework) on tervikliku kvaliteedijuhtimise tööriist ja hindamismudel, mille on välja töötanud EUPAN-i (European Public Administration Network) võrgustik. Eelkõige on tegu eneseanalüüsimise raamistikuga, mille põhiidee on kogu organisatsiooni analüüsimine ja arendamine. Projektis osalemise kasuks otsustada aitas meid viie aasta tagune kogemus EFQM-mudeliga, mille raames hinnati samamoodi meie asutuse juhtimiskvaliteeti. Toonase hindamise järel koostasime asutuse parenduskava, milles kirja pandud ülesanded said vahepealse aja jooksul enamasti ka täidetud. Seetõttu oligi igati loogiline ja hea aeg uuesti peeglisse vaadata ja oma tegemisi analüüsida. Tehtud muutustest võib esile tõsta näiteks tagasisidesüsteemi loomist ja rakendamist, uue kodulehe avamist ja arendamist, tööprotsesside analüüsimist ja paberivabamaks muutmist ning mõõdikute süsteemi loomist.

Seekordse enese- ja välishindamise tulemusel saime kaks terviklikku ülevaadet teadusagentuuri juhtimiskvaliteedi hetkeolukorrast ning sellest, millised juhtimise valdkonnad vajaksid suuremat tähelepanu. ETAg-i töötajate antud hinnangut ja väljastpoolt saadud vaadet on huvitav kõrvutada ning analüüsida nende ühisosa ja erisusi. Mõlemad vaated kinnitasid meie tugevusena organisatsiooniväliste partnerlussuhete loomist ja hoidmist oma eesmärkide saavutamiseks ning kompetentsete töötajate värbamist ja organisatsioonis hoidmist. Arendamist vajavate valdkondadena joonistusid välja tulemuste mõõtmine ja tegevuse kirjeldamine.

Kogu protsessis oli kindlasti ka hulgaliselt õppimise kohti, mida järgmistel kordadel on võimalik paremini teha. Väärtuslik ja meeskondi ühendav on ka hindamisele järgnev parenduste planeerimine ja elluviimine, kus ühiselt otsitakse parendusvõimalusi ning katsetatakse nende toimimist. Suuremamahulised tähtsamad muutused on kavandatud meie 2020. aasta tegevuskavasse. Väiksematest ja kiiresti teostatavatest asjadest on osa juba tehtud ja osa on töös.

Helina Loid-Kudu
kvaliteedijuht