Isikuandmete töötlemine

Kui isik pöördub selgitustaotluse või teabenõudega Eesti Teadusagentuuri, vajab Eesti Teadusagentuur sellele vastamiseks isiku kontaktandmeid ja nime. Nende andmete töötlemise alus tuleneb avaliku teabe seadusest ning märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusest.

Kirjavahetuse käigus isikuandmete töötlemise õiguslik alus on Eesti Teadusagentuuri õigustatud huvi (nt tagasiside küsimise puhul) või juhtudel, kui kirjavahetus on seotud lepinguga, lepingu täitmine.

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi teha, avaldatakse isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus.

Kui isik on saatnud Eesti Teadusagentuurile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab Eesti Teadusagentuur dokumendi ise õigele adressaadile ja teavitab isikut sellest.

Eesti Teadusagentuur kasutab avalikku dokumendiregistrit, seega on kirjavahetuse andmestik nähtav avalikult. Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga ning kirju dokumendiregistris ei avaldata. Kui keegi soovib dokumendiga tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid, nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat).

Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida (nt. kohtueelne menetleja või kohus).

Kirjavahetust säilitatakse Eesti Teadusagentuuris reeglina 5 aastat. Täpsemad dokumentide säilitustähtajad sisalduvad käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelus.

Andmete töötlemise eesmärk
Konverentside, koolituste, infopäevade jms ürituste paremaks korraldamiseks peavad osalejad end eelnevalt registreerima. Selleks kogub Eesti Teadusagentuur isikute nimesid ja kontaktandmeid, vastavalt vajadusele ka infot esindatava asutuse kohta. Üritusest osa võtnud inimeste kohta säilitatakse registreerumislehti raamatupidamise algdokumendina ja kontaktandmeid, mida kasutatakse ürituse materjalide edastamiseks ning tagasiside küsimiseks.

Kui üritust salvestatakse või pildistatakse, on selle käigus isikuandmete (isikute kujutised) töötlemise eesmärgiks avalikkuse teavitamine ja informeerimine. Fotosid ja väljavõtteid salvestustest kasutatakse ka kommunikatsiooni eesmärkidel nii teadustegevuse kui Eesti Teadusagentuuri tutvustamiseks.

Andmete töötlemise alus
Andmete kogumise alus on lepingu (vastastikuste kohustuste) täitmine ja õigustatud huvi (tagasiside küsimine, statistika tegemine, mõju analüüs). Salvestuste ja pildistamise puhul on üritusel osalejate puhul aluseks ka nõusolek – kui üritust salvestatakse või pildistatakse, siis sellest teavitatakse ning osalejal on võimalus anda teada, et ta ei soovi pildile või salvestusele jääda ning ta saab valida istekoha selle järgi.

Andmete säilitamine
Üritusele registreerumisel kogutud andmeid säilitame kaks aastat – eesmärgiks on statistika, aruandlus ja tegevuse mõju analüüs. Kui üritus on seotud tõukefondide programmide elluviimisega, säilitatakse andmeid vastavalt programmide nõuetele.

Andmeid üritusel osalenute kohta (allkirjalehed, e-ürituse puhul nimed) säilitame koos raamatupidamise algdokumentidega käesoleva aasta lõpust arvates 7 aastat või vastavalt programmi nõuetele, kui üritust rahastati tõukefondide programmist.

Pärast säilitamistähtaja möödumist andmed kustutatakse.

Täpsemad säilitamistähtajad on kättesaadavad ETAGi käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelus.

Andmete töötlus, kui üritus on toitlustamisega
Toitlustamisega ürituse korraldamisel kogume infot toitumiseelistuse kohta eesmärgiga tagada pakutava toidu sobivus. Toidueelistuse andmed edastame toitlustajale anonüümsel kujul ja kustutame samaaegselt teiste üritusele registreerumise andmetega.

Salvestamine ja pildistamine
Kui üritusest tehakse ülekanne, või kui see salvestatakse või sellel fotografeeritakse, siis teavitatakse sellest eraldi ürituse toimumise ajal. Salvestust ja fotosid säilitatakse tähtajatult. Need võidakse avaldada Eesti Teadusagentuuri veebilehel ja sotsiaalmeediakanalites.

Andmete edastamine
Kui ürituse korraldamist rahastati tõukefondide vahenditest, edastatakse üritusel osalemist tõendavad allkirjalehed asjaomase programmi rakendusüksusele Riigi Tugiteenuste Keskusele.

Eesti Teadusagentuur töötleb isikute, kellega on sõlminud töövõtu-, käsundus-, töö- või mõne muu võlaõigusliku lepingu, nime, kontaktandmeid, vajadusel ka finantsandmeid.

Nimetatud andmete töötlemine on vajalik lepingu sõlmimiseks ning lepinguliste kohustuste täitmiseks.

Eesti Teadusagentuur kasutab avalikku dokumendiregistrit, seega on lepingute andmestik (lepingu number, pealkiri, kuupäev) nähtav avalikult. Eraisikutega sõlmitud lepingud on juurdepääsupiiranguga ning neid dokumendiregistris ei avaldata. Kui keegi soovib dokumendiga tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse lepingu sisu üle ja otsustatakse, kas seda saab osaliselt või täielikult välja anda. Lepingule, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid, nagu e‑posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui tegu on juriidilise isiku või asutuse esindajaga).

Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida (nt. kohtueelne menetleja või kohus).

Lepinguid säilitatakse Eesti Teadusagentuuris reeglina 10 aastat pärast lepingu lõppu. Erandiks on Euroopa Regionaalfondi vahendite kasutamisega seotud lepingud. Täpsemad dokumentide säilitustähtajad sisalduvad ETAGi käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelus.

Uurimistoetuste taotluste menetlemisel töötleb Eesti Teadusagentuur isiku nime, kontaktandmeid, hariduse ja koolituste andmeid, dokumentide andmeid ja tööhõive andmeid.

Nimetatud andmete töötlemine toimub seadusest tuleneva kohustuse (uurimistoetuste andmine) ning avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks, samuti on vaja toetuse saanud isikutega lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks. Uurimistoetuste andmisega seotud tagasiside uuringute käigus töödeldakse kontaktandmeid Eesti Teadusagentuuri õigustatud huvi alusel. Isikute, kelle taotlus rahuldatakse, nimed avalikustatakse.

Uurimistoetuste andmisega seotud isikuandmeid töödeldakse reeglina Eesti Teadusinfosüsteemi vahendusel ning nimetatud andmebaasis säilitatakse andmeid tähtajatult.

Programmide Mobilitas Pluss (mobiilsus- ja koostöötoetused), RITA (uuringute pakkumused, taotlused, teadusnõunikud, arendusnõunikud), ResTA (ressursside väärindamise toetused) ja TeaMe+ (teaduse populariseerimine) taotluste ja pakkumuste menetlemisel töötleb Eesti Teadusagentuur taotlustega seotud isiku nime, kontaktandmeid, hariduse ja koolituste andmeid, sõltuvalt taotlusest vajadusel finantsandmeid ja tööhõive andmeid.

Nimetatud andmete töötlemine toimub seadusest tuleneva kohustuse (programmide elluviimine) ning avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks, samuti, kui taotlusega seotult sõlmitakse leping, on see vajalik lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks. Programmide elluviimisega seotud tagasiside uuringute käigus töödeldakse kontaktandmeid Eesti Teadusagentuuri õigustatud huvi alusel. Isikute, kelle taotlus rahuldatakse, nimed avalikustatakse.

Reeglina säilitatakse RITA programmiga seotud andmeid 31. detsembrini 2027, TeaMe+ andmeid 31. detsembrini 2033, ResTA andmeid 31. detsembrini 2028 ja ja Mobilitas Plussi andmeid 31. detsembrini 2032. Täpsemad dokumentide säilitustähtajad sisalduvad ETAGi käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelus.

Eesti Teadusagentuur viib läbi õpilaste teadustööde riiklikku konkurssi, üliõpilaste teadustööde riiklikku konkurssi, haridusteaduslike tööde riiklikku konkurssi, õpilasleiutajate riiklikku konkurssi ning teaduse populariseerimise projektikonkurssi. Lisaks korraldab Eesti Teadusagentuur Eesti teaduse populariseerimise auhinna andmist ning algkoolide uurimistööde konkurssi.

Isikuandmete töötlemise alus

Taotluste menetlemiseks on vaja töödelda teatud isikuandmeid. Nimetatud andmete töötlemine toimub seadusest tuleneva kohustuse ning avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks. Kuna teaduse populariseerimise projektikonkursi võitjatega sõlmitakse leping, on sellega seotud isikuandmete töötlemise aluseks ka lepingu sõlmimine.
Algkoolide uurimistööde konkursi läbiviimiseks vajalikke isikuandmeid töödeldakse osalejate (nende seadusliku esindaja) nõusoleku alusel.
Kui konkursside ja auhinna andmise korraldamise kohta tehakse tagasiside uuring, toimub sellega seotud isikuandmete töötlemine õigustatud huvi alusel.

Isikuandmed, mida töödeldakse

Teadustööde ja leiutajate konkursside läbiviimisel töödeldakse järgmisi isikuandmeid: töö/leiutise autori(te) nimi, õppimise andmed, kontaktandmed, dokumentide andmed ja finantsandmed; alaealiste autorite puhul nende seaduslike esindajate nimi ja kontaktandmed. Juhendajate kohta töödeldakse samuti nende nime, kontaktandmeid, töökoha andmeid ning asjakohasel juhul finantsandmeid.

Teaduse populariseerimise projektikonkursi läbiviimisel töödeldakse projektijuhi nime ja kontaktandmeid. Kui toetust taotleb eraisik, töödeldakse tema finantsandmeid.

Eesti teaduse populariseerimise auhinnale kandideerimisel töödeldakse auhinnale esitatud isiku või projekti eestvedaja nime, kontaktandmeid, seotud asutuse andmeid ning finantsandmeid, samuti soovitaja(te) nime(sid).

Algkoolide uurimistööde konkursi läbiviimisel töödeldakse järgmisi isikuandmeid: autori(te) nimi, õppimise andmed; juhendaja(te) nimi, kontaktandmed, töökoha andmeid.

Kui konkursile või auhinnale esitab taotluse autori või auhinna taotleja asemel keegi teine (õpetaja, asutus), töödeldakse ka esitaja nime ja kontaktandmeid.

Avalikustamine

Isikute, kes saavad konkursil auhinnalise koha nimed ja konkursile esitatud tööde pealkirjad avalikustatakse. Kui isikul on juhendaja, siis avalikustatakse ka juhendaja nimi ja töökoha andmed. Andmed avalikustatakse asjaomases haridus- ja teadusministri käskkirjas, Haridus- ja Teadusministeeriumi veebilehel ning Eesti Teadusagentuuri veebilehel.

Õpilaste teadustööde konkursile esitatud töödest koostatakse ja avaldatakse nii veebis kui paberil kogumik, milles avaldatakse töö autori(te) nimi (nimed), kool, juhendaja nimi,  töö pealkiri ja töö kokkuvõte. Eesti Teadusagentuuri veebilehel avaldatakse ka kõigi teise vooru jõudnud tööde autori(te) nimi (nimed), kool, juhendaja nimi ja töö pealkiri.

Algkoolide uurimistööde võitjate nimed, konkursile esitatud töö pealkiri ning juhendaja nimi avalikustatakse Eesti Teadusagentuuri miks.ee veebilehel. Samuti avalikustatakse need õpilaste teadusfestivali teatmikus.

Säilitamine

Reeglina säilitatakse konkursside läbiviimisel töödeldavaid isikuandmeid seitse aastat. Riikliku preemia saanud õpilaste teadustööde konkursile ning õpilasleiutajate konkursile esitatud tööd antakse üle Rahvusarhiivile, kus neid säilitatakse tähtajatult. Üliõpilaste teadustööde konkursil auhinnatud tööde info on tähtajatult kättesaadav e-kataloogis ESTER.

Täpsemad dokumentide säilitustähtajad sisalduvad ETAGi käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelus.

Välisteaduskoostöö korraldamisel ja erinevate toetuste andmisel (nt bilateraalne koostöö, Bonus Läänemere programm, Norra programm, partnerlused) töötleb Eesti Teadusagentuur taotluse, selle hindamise, projektiga või muu asjaomase tegevusega seotud isiku nime, ja kui see on töötlemise eesmärgi saavutamiseks vajalik, tema kontaktandmeid, hariduse ja koolituste andmeid, tööhõive andmeid ja/või finantsandmeid.

Välisteaduskoostöö korraldamine on Eesti Teadusagentuuri seadusest tulenev kohustus ning avalikes huvides olev ülesanne. Samuti, kui tegevusega seotult sõlmitakse leping, on andmete töötlemine vajalik lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks. Tagasiside-uuringute käigus töödeldakse kontaktandmeid Eesti Teadusagentuuri õigustatud huvi alusel.

Raamprogrammi (Euroopa Horisont, Horisont 2020), COSTi jm rahvusvahelistes taotlusvoorudes partneriotsingute vahendamiseks vajalikke isikuandmeid töödeldakse soovi avaldanud isikute nõusolekul. Andmeid vahendatakse, kasutades muuhulgas riiklike kontaktpunkide (NCP-de) liste ning sotsiaalmeedia asjaomaseid gruppe. Partneriotsingus sisalduvat infot kasutatakse edaspidi sarnaste pakkumiste tegemiseks/info saatmiseks.

Andmeid säilitatakse reeglina 5 aastat pärast asjaomase projekti lõppu. Täpsemad dokumentide säilitustähtajad sisalduvad ETAGi käskkirjaga kinnitatud dokumentide loetelus.

Tööle kandideerija valimisel lähtub Eesti Teadusagentuur isiku enda avaldatud infost ja avalikest allikatest. Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid Eesti Teadusagentuur tema kohta kogunud on. Samuti on kandidaadil õigus kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid.

Kandideerimisdokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata. Eesti Teadusagentuur eeldab, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata. Kui kandidaat ei osutu valituks, säilitatakse tema andmeid üks aasta. Kauem tehakse seda vaid tema kirjalikul nõusolekul.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Veebilehe külastamisel kogutakse ja säilitatakse külastaja kohta järgmisi andmeid:

• kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadress (IP-aadress),
• arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversioon,
• külastamise aeg (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.

Eesti Teadusagentuuri veebileht kasutab püsivaid ja seansiküpsiseid selleks, et pakkuda paremat kasutajakogemust, täiendavat sisu, näiteks videod, blogid ja kiirteavitused. Küpsised võivad olla loodud ka erinevate väliste teenusepakkujate poolt, kelle abil täiustame oma veebilehte (näiteks Facebook või Google). Kasutajad loetakse küpsistega nõustunuks, kui veebilehitseja seadistustes on lubatud küpsised. Kui nendega ei nõustuta, siis võivad mõned veebilehe funktsioonid olla piiratud.

Kasutaja saab küpsiseid ja enda kohta internetis kogutavaid andmeid kustutada, järgides vastava teenusepakkuja juhiseid, kuid sellisel juhul ei saa Eesti Teadusagentuur tagada teenuse korrektset toimimist. Juhised brauserist küpsiste kustutamiseks ja seadistamiseks:

• Internet Explorer: http://support.microsoft.com/kb/278835
• Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=en
• Firefox: http://support.mozilla.org/en-US/kb/Clear%20Recent%20History
• Opera: https://www.opera.com/help/tutorials/security/privacy/”
• Safari: http://support.apple.com/kb/PH5042