Korralduskomitee (Management Committee) ja sellesse esindajate valimine

Iga COSTi projekti (COST Action) eesotsas on COSTi liikmesriikide esindajatest koosnev korralduskomitee. Selle peamiste ülesannete hulgas on

  • projekti tegevuste üldine koordineerimine, töörühmade tegevuse üldine jälgimine
  • uute töörühma- ja korralduskomiteeliikmete vastuvõtmine (pärast avakoosoleku toimumist)
  • rahakasutuse jälgimine ja sellealased otsused, sh üritustel osalejate ringi, teaduslike külastuste (STSM), avaldamiskulude jms heakskiitmine
  • uute tegevuste ja töörühmade kavassevõtmise arutamine ja otsustamine
  • seminaride, konverentside, suvekoolide jms korraldamine
  • projekti väliskommunikatsioon, koostöö muude võrgustike ja organisatsioonidega
  • projekti lõpus tegevuste ja tulemuste kokkuvõtmine, soovituste sõnastamine tulemuste edasiseks rakendamiseks.

Korralduskomitee on sisuliselt COSTi projekti üldkogu, sest reeglina on selles esindatud kõik projektis osalevad riigid: igal COSTi riigil on korralduskomitees kuni kaks kohta, st kuni kaks püsivat korralduskomitee liiget.

Alates 2021. aastast ei ole enam ranget nõuet, et igast riigist, mille teadlased soovivad projekti töörühmades osaleda, peaks ka korralduskomitees olema vähemalt üks esindaja – töörühmades saavad osaleda kõigi COSTi riikide teadlased ja praktikud olenemata korralduskomitee liikme olemasolust. Kuid arvestades korralduskomitee üldkorraldavat ja otsustavat rolli, on vähemalt ühe esindaja olemaolu korralduskomitees endiselt väga soovitav.

Korralduskomitees osalemist ei tuleks võta n-ö auametina, vaid pigem praktilise korraldus- ja infovahenduspositsioonina. COST ise rõhutab, et eriti alustavatele teadlastele annab korralduskomitees osalemine väga hea administratiivkogemuse.

Konkreetse koosoleku jaoks või kuni pooleks aastaks võib korralduskomitee püsiliige määrata endale e-COSTis asendusliikme vastava riigi töörühmaliikmete hulgast. Riiklik kuuluvus lähtub asutusest, millega projektis osaleja on ennast e-COSTis seostanud.

Osa korralduskomitee liikmeid võtab enda kanda juhtivaid rolle (leadership positions). Selliste positsioonide hulgas on näiteks projekti juht (Action Chair), töörühmade juhid, kommunikatsioonijuht. Juhtrollide jaotus otsustatakse avakoosolekul. Julgustame korralduskomitee liikmeid nendessse rollidesse kandideerima! COST soovitab eriti alustavatel teadlastel juhtrollidesse kandideerida ning korraldab neile selleks ettevalmistavaid koolitusi.

COSTi projekti korralduskomitee kohtub vähemalt kord aastas. Vahepealsel ajal suheldakse ja hääletatakse elektrooniliselt.

Korralduskomitee õigused, ülesanded ja korraldus on kirjas COSTi kommenteeritud reeglite ülevaates, st dokumendi Annotated Rules for COST Actions peatükis 3 COSTi juhendite lehel cost.eu/funding/documents-guidelines.

Järgnev annab ülevaate korralduskomitee liikmerollist ja heast tavast ning Eesti esindajate määramise korraldusest ja valikuprintsiipidest.

Projekti korralduskomitee liikme roll ja ülesanded

Koosolekutel osalemine ja projekti töösse panustamine

Korralduskomitee liige osaleb aktiivselt korralduskomitee koosolekul ning toetab projekti edenemist töörühmade töösse panustamise ning võimalusel ka korralduskomitees juhtpositsioonide võtmise kaudu. Ühtlasi julgustab ta nendes rollides osalema ka oma kolleege ja teisi võimalikke huvilisi. Juhul kui korralduskomitee põhiliige ei saa koosolekul osaleda, nimetab ta aegsasti asendusliikme.

Korralduskomitee liikmel on kohustus osaleda aktiivselt vähemalt ühe töörühma töös.

Koostöö Eesti osalejate vahel

Korralduskomitee liige suhtleb teiste Eesti osalejatega samas projektis – nii teise korralduskomitee liikmega kui ka töörühmaliikmetega. Aruteludes ja hääletamisel arvestab ta kõigi Eestist kaasatud osalejate seisukohtadega.

Info laiem vahendamine ja levitamine

Korralduskomitee liige on info vahendaja projekti ning Eestis sellest temaatikast huvitatud teadlaste jt sidusrühmade vahel. Ta püüab silmas pidada nii terve teadusala kui ka Eesti huve võimalikult laialt, st ei esinda projektis üksnes iseennast ega oma asutust. Korralduskomitee liige levitab projekti infot võimalikult laialdaselt nii oma asutuses kui ka väljaspool seda, nii Eestis kui ka teistes riikides, julgustades osalema nii oma konkurente kui ka – erilise hoolega – nooremaid kolleege.

Hea kogemus, edulood, probleemilahendused

Võimalusel jagab korralduskomitee liige oma kogemusi COSTist kui koostöövormist üldisemalt, nt eduloo kujul. Siia kuuluvad ka kogemused probleemide ja nende lahendusviisidega võrgustikes.

Koostöö Eesti kontaktisiku ja COSTi assotsiatsiooniga

Korralduskomitee liige teeb nii omal algatusel kui ka koordinaatori palvel koostööd COSTi Eesti koordinaatoriga, näiteks andes tagasisidet koostöö toimimise ning tulemuste kohta, soovitades projekti uusi osalejaid, pakkudes ennast või oma kolleege COSTi hindamispaneeli.

Muuhulgas annab korralduskomitee liige Eesti koordinaatorile teada, kui tema aktiivne osalus korralduskomitees on takistatud või kui ta on Eestist pikemaks ajaks lahkumas. See annab võimaluse võtta tema roll üle teisel huvilisel.

Hea teadustava ning COSTi reeglid ja põhimõtted

Üldisemalt lähtub korralduskomitee liige teaduseetika ja teaduse hea tava põhimõtetest ning järgib COSTi reegleid ja põhimõtteid.

Korralduskomiteesse määramine

Tehniliselt määrab Eesti esindaja(d) projekti korralduskomiteesse ETAG. Selleks tuleb täita lühike huviavalduse ankeet ning saata see ETAGi kontaktisikule.

Korralduskomitee liikmete määramisel eelistame huvitatute omavahelist kokkulepet. Korralduskomiteesse esindajate valimise põhimõtete kohta vt lähemalt allpool.

Juhul kui projektis oli juba taotlemise etapil Eesti osalejaid (kaastaotlejaid), on neil esmalt õigus öelda, kas nad soovivad osaleda ka korralduskomitees. Juhul kui Eestist pärit taotlejaid oli enam kui kaks, peaksid nad ise omavahel kokkuleppele jõudma, kes hakkab neid korralduskomitees esindama.

Juhul kui projektis kaastaotlejaid ei olnud või nad ei täida mõlemat olemasolevat kohta, avaneb korralduskomitee liikmeks saamise võimalus ka projekti vastu hiljem, st pärast positiivset rahastusotsust, huvi avaldanutele.

COSTi projektide puhul on taotluseks korralduskomitee liikmete sujuv ja mõistlikult kiire määramine. Praktikas on otstarbekohane, et korralduskomitee liikmed oleksid määratud võimalusel enne avakoosolekut – kuigi vaba koha olemasolul ja olemasoleva korralduskomitee nõusolekul saab liituda ka hiljem terve projekti kestel.

Praktikas osutub tihtipeale otsustavaks huviavaldamise aeg. Mitme samal ajal huvi avaldava kandidaadi puhul, juhul kui huvilisi on rohkem kui vabu korralduskomitee liikme kohti, on samuti eelistatud see, et nad jõuaksid enda esindaja(te)s ise kokkuleppele, lähtudes allpool toodud kriteeriumitest.

Kuna ETAGi koordinaatori roll on huviavaldajaid vajadusel omavahel kokku viia, siis on tähtis, et huvilised annaksid endast talle võimalikult aegsasti teada.

Korralduskomiteesse esindajate valimise põhimõtted

Juhul kui korralduskomitees osaleda soovijaid on rohkem kui vabu kohti (kahe samast asutusest kaastaotleja, enam kui kahe eri asutustest kaastaotleja või mitme hilisema, kuid samal ajal liitumishuvi väljendava huvilise puhul), on soovitav neil endil kokku leppida, kes hakkab või hakkavad Eestit korralduskomitees esindama. Soovitav on küsida projekti juhi (põhitaotleja) arvamust. Võimalik on leppida kokku, et mõne aja pärast rollid vahetuvad.

Eeldades, et kõik kandidaadid on erialaselt pädevad ning juhul kui projekti juhil selge eelistus puudub, võiks lähtuda järgmistest kriteerimitest.

(1) senine ja edasine panus projekti:

  • panus taotluse kirjutamisel
  • valmisolek kandideerida mõnda võrgustikuprojekti juhtivasse rolli
  • tegelik ajaressurss korralduskomitees osaleda ja panustada
  • töörühmadesse panustamise valmidus – iga korralduskomitee liige peab aktiivselt osalema vähemalt ühes töörühmas
  • samaaegne (mitte)osalemine teiste COSTi projektide korralduskomiteedes

(2) mitmekesisuse põhimõte:

  • institutsionaalne (asutuste, instituutide või uurimisrühmade) mitmekesisus (sh uute asutuste esindajatele COSTi projekti korralduskomitee kogemuse võimaldamine)
  • distsipliinide mitmekesisus
  • erinevates tegevustes osalemine (eesmärk on see, et korralduskomitees oleks esindatud erinevate töörühmade perspektiiv)
  • nooremate teadlaste juhtimiskogemuse ja rahvusvahelise võrgustumise toetamine
  • sooline mitmekesisus

COST toetab projekti juhi seisukohaga arvestamist ning nooremate teadlaste ja innovaatorite eelistamist ja korralduskomitees osalemise kaudu projektide juhtimise kogemuse laiendamist, soolist mitmekesisust, samuti distsiplinaarset ja institutsionaalset mitmekesisust.

COST soovitab olla ettevaatlik sama inimese määramisega mitmesse korralduskomitesse ning mitte määrata teda rohkem kui kolme projekti korralduskomiteesse. Enam kui kahte korralduskomiteesse määrame sama inimest vaid erandjuhul, näiteks kui ta on olnud kaastaotleja mitmes edukas taotluses.

Korralduskomitee liikmesuse lõpetamine

Korralduskomitee liikmel on igal ajal õigus oma staatusest loobuda, saates riiklikule koordinaatorile e-kirja loobumisesoovi lühida põhjendusega. Võimalusel tuleks soovitada kedagi enda asemele.

Riiklik koordinaator seirab korralduskomitee liikmete aktiivsust iga-aastase koosolekutel osalemise ülevaate põhjal, mida koostab COSTi assotsiatsioon. Riiklikule koordinaatorile võib tema riigi osalejate kohta anda tagasisidet ka konkreetse projekti juht. Riiklikul koordinaatoril on õigus lõpetada korralduskomitee liikme pädevus järgmistel juhtudel: (1) sagedane koosolekutelt puudumine, passiivsus või väärkäitumine projekti tegevustes; (2) püsiv teise riiki tööleasumine.