COSTi võrgustike ja nendes osalejate kulude hüvitamise põhimõtted on kirjas dokumendi ‘Annotated Ruled for COST Actions’ lisades (vt dokumendi aktuaalset versiooni COSTi juhiste ja dokumentide lehel).
Osaleja seisukohalt piisab enamasti koosolekule kutsuja juhtnööridest just konkreetse üritusega seoses: vajalik info ja lingid leiduvad kutses. Detailid võivadki üritusest üritusse erineda. Sealhulgas võib projekti korralduskomitee muuta näiteks päevarahasid – alati tuleks jälgida just konkreetse reisiga seoses antavaid suuniseid.
Soovitame enne reisi korraldamist ürituse kutse kindlasti ära oodata ning enne reisipiletite, kindlustuse jne ostmist sealseid juhiseid hoolega lugeda (sh nt reisikindlustuse kohta).
NB! Kui reisite üritusele kusagilt mujalt kui Eestist, siis peate samal ajal, kui ostate pileti muust lähtekohast, võtma sarnase või suurema hinnaga võrdluse (nt kuvatõmmise mõne lennufirma kodulehelt), mis tõendab, et Eestist reisides olnuks reis sama hinnaga või kallim. COST ei ole valmis katma kallimaid reisikulusid kui olnuks osaleja põhiasukohariigist.
COSTi reeglite järgi korvab vastava projekti rahasid haldav asutus (Grant Holder) reisikulud pärast reisi toimumist kas osaleja isiklikule või asutuse pangaarvele. COSTi reeglite järgi kaetakse kulud osalt kindlasummaliselt (päevaraha, mis sisaldab ka öömajakulu), osalt kuludokumentide alusel (lennupiletid). Nõue on, et kulud kaetaks hiljemalt 45 päeva pärast üritust (eeldusel, et osaleja on esitanud e-COSTis korrektse aruande). Harvadel juhtudel on kulude korvamiseks läinud siiski kauem aega. COSTi reeglid ei välista lähetuse korraldamist täielikult või osaliselt koduasutuse kaudu. Kui nt lennupiletid on reisi eel ostetud asutuse vahenditest, kuid COSTi kompenseerib kulud lähetatu isiklikule pangaarvele, saab lähetatu need hiljem, pärast COSTi tagasimakset, asutusele tagasi kanda. Kui COST kompenseerib kulud asutuse pangaarvele, hüvitab asutus lähetuse oma reeglite järgi.
Spetsiifilisemad reeglid kehtivad koosoleku, suvekooli vms korraldamisele – vt lähemalt eespool viidatud dokumendis.
